公司檔案管理制度及流程,公司檔案管理內(nèi)容

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公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度

一、目的


為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理,有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案:個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案:將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系,死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則:分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔,按在職人員、離職人員進行整理,并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號,人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時(如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等),應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場查驗。

1.5調(diào)動和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前,對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查,另外存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類編號存放,一個員工一個編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案,下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案,人力資源部須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔,登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部實施,修訂和廢止亦同。

公司檔案管理制度及流程

一、檔案歸檔制度

一、文件材料的歸檔要求:

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)

三、歸檔時間:

1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案,由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

9.相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議),在會議結(jié)束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查(借)閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:

1.凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時做登記。

2.本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

4.外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案,必須正確地標(biāo)明密級,并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房,庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

4.凡查閱密級檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.檔案人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查:

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對,做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案,及時進行修補和復(fù)制。

2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋,照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理:

1.檔案庫房未經(jīng)許可,外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀,便于調(diào)卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾,庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施,及時做好溫濕度記錄,溫度應(yīng)控制在14度??24度,相對濕度控制在45??60%。

6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表,庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8.檔案庫房要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查,掌握檔案管理情況,為科學(xué)管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長。

3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定,要求保管期準(zhǔn)確,案卷質(zhì)量達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷,防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字

六、檔案保管統(tǒng)計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開,并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施,以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物,嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。

七、綜合檔案室主任職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策,不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識,充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況,做到心中有數(shù),操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作,對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),交流檔案管理經(jīng)驗與體會,開展檔案工作的檢查評比,不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。

五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作,爭取領(lǐng)導(dǎo)支持,做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

七、負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

八、檔案工作人員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。

二、負(fù)責(zé)管理本部門的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時準(zhǔn)確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。

五、嚴(yán)格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自擴大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

六、負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

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