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近年來，馬鞍山市以服務民生為導向，突出開展民生檔案征集、開發(fā)與利用，以3000萬頁數(shù)字民生檔案打通服務民生“最后一公里”。
一是突出民生檔案管理規(guī)范化。扎實開展“民生檔案推進年”活動，由檔案部門牽頭，聯(lián)合人社、民政等9部門開展民生檔案業(yè)務培訓，進一步規(guī)范低保、收養(yǎng)登記、五保供養(yǎng)、社會保險、拆遷、公積金等15種民生檔案資源的收集整理和開發(fā)利用。出臺《全市新生兒出生醫(yī)學證明檔案管理規(guī)范》，在全省率先規(guī)范出生醫(yī)學證明檔案管理工作，完成5000余份的出生醫(yī)學證明檔案資料進行規(guī)范整理;全市傷殘撫恤人員檔案和殯葬服務單位業(yè)務檔案規(guī)范化建設工作全部達標驗收，全市1520個傷殘撫恤人員檔案得到規(guī)范整理，縣級完成24194條卷級目錄和文件級目錄;完成全市71個征遷拆遷項目4019卷征遷安置檔案整理。形成了民生工作主管部門與檔案部門分工協(xié)作、上下聯(lián)動、整體推進的民生檔案管理規(guī)范化建設新機制。
二是突出民生檔案利用數(shù)字化。加大增量電子文件歸檔管理力度，做好檔案統(tǒng)一管理平臺與市oa系統(tǒng)新平臺無縫對接，在全省率先出臺《電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》，并以政府規(guī)范性文件形式印發(fā)。將民生檔案數(shù)字化作為重點，完成婚姻登記、城鎮(zhèn)廉租住房、工傷鑒定、病例、獨生子女登記等各類民生檔案數(shù)字化3000萬頁，其中病例檔案數(shù)字化率達87%、婚姻登記和獨生子女登記檔案數(shù)字化率達到了100%。
三是突出民生檔案查詢精準化。2015年，該市檔案局開發(fā)研制了民生檔案自助查詢系統(tǒng)，系統(tǒng)使用二代身份證閱讀器自動提取查閱者身份證信息，采用大數(shù)據(jù)挖掘技術。市民只需刷一下身份證，不到5秒，就能查閱并打印出自己的檔案，真正實現(xiàn)了民生檔案的精準化查詢，滿足了市民快速準確的查檔需求。
今年以來，隨著農村土地確權登記工作的不斷推進和房地產(chǎn)市場健康發(fā)展，該市更加注重民生檔案資料征集進館和數(shù)字化建設，強化婚姻、招工、知青等群眾查閱利用率高、涉及群眾切身利益檔案資料的查詢利用和服務工作，為廣大群眾辦理社保、申請貸款和享受補助等提供了強有力的原始依據(jù)，檔案服務群眾作用凸顯。一季度，該市檔案館接待查檔群眾944人次，涉及婚姻、招工、征遷、房屋土地證、退伍檔案等，其中90%以上是查閱婚姻檔案。檔案服務民生“最后一公里”問題得到有效解決。
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黨的十八大指出全面建設小康社會，實現(xiàn)中華民族偉大復興，必須發(fā)揮文化引領風尚，教育人民，服務社會，推動發(fā)展的作用，并且又一次將惠民及民生作為今后工作的重點。這就要求我們要緊緊圍繞民生創(chuàng)新工作，作為檔案行政管理部門如何創(chuàng)新檔案工作，讓民生檔案服務社會，發(fā)揮引領作用。個人認為要做好“三篇”文章。
一、做好檔案宣傳文章
人們受傳統(tǒng)思想的影響，認為檔案是教授、歷史學家以及其他專業(yè)研究人員才涉足的領域，而不是普通人需要了解的信息。殊不知隨著社會的進步，這種觀念已經(jīng)發(fā)生了顯著的改變，因為檔案本身在社會變化中發(fā)生了顯著的變化。特別是民生檔案，在人們生產(chǎn)生活中扮演著它特有的角色，正在默默地為廣大人民群眾利益服務，為社會文明進步服務。但這種轉變速度顯得過慢，往往人民群眾需要的，檔案部門卻提供不了。究其原因有二，其一是對民生檔案的認識問題;其二是民生檔案資源體系建設問題，但最重要還是認識問題。要認識檔案，就離不開檔案宣傳，如何進行宣傳?
(一)高度重視，強化檔案宣傳意識
民生檔案是在保障民生、改善民生工作中形成的歷史記錄，是維護群眾合法權益的原始憑證，是人民群眾最關心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題在檔案工作中的集中體現(xiàn)。加強民生檔案宣傳工作是保障為人民服務的基本途徑，是維護社會穩(wěn)定，促進社會和諧發(fā)展的保障。做好民生檔案宣傳工作，也是貫徹黨十八大精神的必然要求，是各級部門的一項重要職責。我們要站在對黨和國家負責，對歷史負責，對人民負責的高度，不斷增強做好檔案工作的責任感和使命感，認真按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定和要求依法抓好檔案工作。
(二)全面理解民生新內涵，形成宣傳合力
結合檔案工作，在建設和諧社會的新形勢下，民生檔案主要涉及六大類：一是民主政治檔案。包括公民在參與各種民主選舉、申訴個人利益問題等方面所形成的檔案;二是社保障檔案。包括公民在生產(chǎn)、就業(yè)、工資福利、收入分配、養(yǎng)老保險等方面所形成的檔案;三是國企改制檔案。包括國企改制后企業(yè)轉讓、拍賣、評估、重組以及職工安置、政策處理等方面所形成的檔案;四是教育衛(wèi)生檔案。包括學校教育收費、學生招錄、教育安全以及群眾就診、醫(yī)保、醫(yī)患處理等方面所形成的檔案;五是安居樂業(yè)檔案。包括土地承包、拆遷征用、房屋權屬、山林承包、移民安置、人口婚姻、轉業(yè)復退、食品安全等方面所形成的檔案;六是公共服務檔案。包括公民在出行、休閑、娛樂、辦事等方面所形成的檔案。
上述領域涉及社會組成的各級各部門，作為社會細胞的各級各部門要掌握各自職責范圍涉及的民生內容，加強宣傳本部門民生內容，逐步形成宣傳合力，讓廣大人民群眾充分了解自己需要的內容，為其提供服務。
(三)上下聯(lián)動，形成全覆蓋宣傳網(wǎng)
我國是一個農業(yè)大國，農業(yè)人口占絕大多數(shù)，民生檔案宣傳效果的好壞直接影響利用效果，光靠廣播里有聲音、電視上有圖像、報刊上有文章、單位里有行動是遠遠不夠的，還得在宣傳內容和途徑上下工夫。在宣傳內容方面各級各部門要將本部門涉及民生檔案的內容進行梳理編研，形成宣傳單、宣傳冊。特別是檔案管理部門更應加強庫存民生檔案的梳理和編研工作，讓零散不系統(tǒng)的內容變得系統(tǒng)完整，形成民生檔案資源庫，為檔案宣傳提供資源。在宣傳途徑上除了利用新聞媒體、廣播、電視、網(wǎng)絡技術進行宣傳外，還應拓展宣傳渠道，上下聯(lián)動，各部門要抓住日常接觸群眾機會為契機，因地制宜地開展宣傳工作，并進行具體的指導和咨詢服務，讓民生檔案的內容深入民心。形成上下聯(lián)動，齊抓共管的全覆蓋宣傳態(tài)勢，確保檔案宣傳的廣度和實際社會效果。
二、做好檔案資源建設文章
民生領域檔案內容涉及面廣，形成主體較多，目前又分散保存于不同的部門，給民生檔案資源體系建設帶來一定的困難。各部門要重新定位檔案工作，拓展檔案工作思路，用新思路、新方法抓好本部門民生檔案資源建設，使民生檔案更好地服務于廣大人民群眾。
(一)加大硬件投入，完善防護措施
基層檔案管理硬件設施建設的強弱，直接影響到檔案安全。具調查，多數(shù)單位無獨立的檔案室，都是與辦公室混用，保管條件很難達到“八防”(防盜、防光、防火、防潮、防塵、防蟲、防磁、防有害氣體)要求。而許多有檔案室的單位也常常把檔案室安排在底層或頂層，絕大多數(shù)基層單位的檔案庫房內沒有空調、除濕機等硬件設施，檔案庫房沒有安裝防盜門和防盜窗，檔案安全存在很大隱患，這些問題亟待迅速解決。因此，各級單位領導應本著對歷史高度負責的態(tài)度，適當傾斜資金，加大檔案庫房硬件設施建設，保護好庫存檔案的完整與安全。在抓檔案庫房硬件設施建設的同時，各立檔單位還要抓好兩方面工作：一是加強制度建設。一般檔案室要有檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定銷毀、保密利用、換屆交接、崗位職責等檔案工作制度。各項檔案規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。二是加強隊伍建設。檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。目前，各單位的檔案保管人員絕大多數(shù)是兼職，素質參差不齊，而且還隨時變動。所以各單位在選擇檔案員時要著重考慮三方面素質，一要考慮政治素質。把那些具有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案工作的人員安排到檔案管理的崗位上來;二要考慮業(yè)務素質。檔案管理人員要具備一定的專業(yè)知識，熟悉所保管檔案內容，熟悉檔案法規(guī);三要考慮文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。同時要保證檔案員相對固定，不宜隨時變動。
(二)建設民生檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整
一是檔案部門要積極發(fā)揮業(yè)務優(yōu)勢，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極爭取相關部門的參與，落實責任，促進部門之間左右聯(lián)通，上下互動，既分工又合作，共同建設本地區(qū)民生檔案資源體系。本著“哪里有民生，民生檔案工作就延伸到哪里”的原則，從源頭抓起，積極做好民生檔案的收集工作，確保本部門形成的民生檔案及時建檔、有效管理、齊全完整，不流失、不散落，為服務民生提供真實可靠的信息資源。
二是要突出民生檔案建設重點。隨著建設、西部大開發(fā)等各項惠民政策的不斷深入開展，各部門要主動承擔責任，將新農村建設、基層組織建設、土地(山林)承包、土地流轉、宅基地、養(yǎng)老保險和新型合作醫(yī)療保險檔案列為收集管理重點。將涉及群眾自身利益相關的社會保險、就業(yè)及失業(yè)人員、房地產(chǎn)、婚姻、拆遷改造、公證、環(huán)境監(jiān)測、學籍和企業(yè)職工檔案等列為重點民生檔案，明確責任，規(guī)范管理。指導做好村民小組(社區(qū))檔案，建立和完善村民小組(社區(qū))人口管理、困難家庭、低保對象、再就業(yè)人員、特殊群體及社會救助等檔案，使其完整齊全規(guī)范管理。
三要建立健全民生檔案管理制度。各部門要采取相應的辦法措施，將各類民生檔案的管理納入檔案基礎業(yè)務建設范疇，建立完備的民生檔案管理制度。進一步規(guī)范民生檔案歸檔機制，完善歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求等制度，報檔案行政管理部門審核備案。
四要建立適應民生需求的檔案資源體系。地方檔案管理行政部門要要以民生需求為方向，積極調整收集范圍，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。對分散在各個領域的民生檔案進行整合，涉及民生檔案的各部門將具有參考價值的民生檔案按照有關規(guī)定按時移交給檔案館，為服務民生準備充足的檔案資源。
(三)突出抓好民生檔案的信息化建設工作
檔案行政管理部門要積極建立民生檔案數(shù)據(jù)庫，按照民生檔案“優(yōu)先建立、優(yōu)先接收、優(yōu)先整理、優(yōu)先數(shù)字化、優(yōu)先利用”的原則，優(yōu)先將婚姻、公證、房產(chǎn)、林權、地籍、土地承包等關系民生的檔案接收進館，優(yōu)先數(shù)字化，形成民生檔案數(shù)字化網(wǎng)絡，為更好地服務社會、服務民生、實現(xiàn)信息資源共享打下堅實基礎。
三、做好檔案提供利用文章
檔案資源只有為經(jīng)濟、政治、文化、社會和黨的建設服務的過程中才能實現(xiàn)其自身的意義和價值。檔案的資政襄政、留史存真、教化育人作用只有在服務大局、服務社會、服務群眾中才有效用�？梢�，檔案的提供利用作用不一般，只有做好提供利用文章，檔案才能彰顯其獨特的社會意義。
(一)強化服務意識。在服務工作中，要以群眾滿意為標準，亮牌服務、文明用語，無論查閱者來自哪個單位、哪個層次;無論查檔者的態(tài)度好壞、識字與否;無論是查檔者上門咨詢，還是電話查詢，都能做到有問必答，童嫂無欺，以優(yōu)質的服務態(tài)度進行接待。
(二)拓展服務渠道。檔案管理部門要瞄準社會熱點問題，公眾關注的內容，深入挖掘館藏各類民生檔案，多途徑、多形式地開發(fā)民生檔案信息資源。通過利用新聞媒體和檔案網(wǎng)頁、開展主題活動、制作展板、舉辦展覽等宣傳介紹館藏民生檔案內容，凸顯區(qū)域特色。為更好地服務群眾，要不斷改善服務設施，及時更新信息查詢工具，建立多元公共信息查詢平臺，推出電話查詢服務、網(wǎng)上預約等人性化的特色服務項目，簡化手續(xù)、熱情服務，加大服務力度。
(三)健全監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同對象和目的，加強重點監(jiān)督，有條件的檔案館室要安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機;二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。
綜上所述，做好民生檔案工作宣傳、資源建設、提供利用“三篇”文章，將為開發(fā)檔案資源信息資源，拓展檔案工作服務領域，加快檔案服務創(chuàng)新步伐，落實“三農”政策，構建和諧社會，彰顯檔案社會作用有著深遠的意義。
