一、具有過硬的文字功底,眼光敏銳、高瞻遠(yuǎn)矚。
一個(gè)合格的文秘人員,首先必須具有過硬的文字功底。也就是說,要具有一定的寫作基礎(chǔ),博覽群書,“吸眾家之長,補(bǔ)一己之短”。要敢于探索,勇于創(chuàng)新,勤于思考,勤于實(shí)踐,勤于動(dòng)筆!胺e流成河”,只有積累的素材多了,才可以有話可說,才可能有事可寫,日積月累,一個(gè)過硬的“文字城墻”才會逐漸筑起、增厚。其次,要具有敏銳的思維力。一個(gè)文秘人員要象新聞?dòng)浾咭粯,具有捕捉“新聞”的敏感性,做到腦活、嘴勤、眼快、腿勤。通過對一個(gè)單位一定時(shí)期的調(diào)查研究,要具有對該單位視察情況的洞察力,只有深挖細(xì)掘,寫出來的材料才具有鮮活性,才具有說服力。再次,眼光高瞻遠(yuǎn)矚。文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手,每天做好本職工作的同時(shí),要學(xué)會領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖本領(lǐng)。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草一個(gè)綱領(lǐng)文件,要從站在領(lǐng)導(dǎo)或者說要高于領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā),深悟領(lǐng)導(dǎo)意圖,依據(jù)原則,高瞻遠(yuǎn)識,勇于拓新。
二、做好各項(xiàng)事務(wù)的協(xié)調(diào),當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手。
一個(gè)優(yōu)秀的文秘人員,要想做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的得力助手,并非僅坐在辦公室內(nèi)起草文件,而是要走出去,做好各項(xiàng)事務(wù)的料理與協(xié)調(diào),與領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān),解領(lǐng)導(dǎo)之憂。首先,要做好各種會議的協(xié)調(diào)工作。會議未開,文秘先行。領(lǐng)導(dǎo)講話材料的編排,參加人員的接待,會議記錄,會議各項(xiàng)事務(wù)的統(tǒng)籌安排等一切事宜,應(yīng)先由文秘人員策化完畢,呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后,再一錘定音。這樣,不僅能讓領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間去思考重要問題,而且也為會議的順利召開打下堅(jiān)定的基礎(chǔ),同時(shí),也充分顯示出了一個(gè)優(yōu)秀文秘人員較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。其次,做好文件的上傳下達(dá)工作,文秘人員在做好單位文件編排工作的同時(shí),要努力做好文件的上傳下達(dá)工作?梢哉f,文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的傳話筒。文件的上傳下達(dá)工作,看起來是一件非常容易之事,但真正做起來卻并非如此。對于一些文件,尤其是一些重要文件的上傳下達(dá)工作,要嚴(yán)謹(jǐn)了再嚴(yán)謹(jǐn)。誤悟領(lǐng)導(dǎo)意圖,錯(cuò)傳錯(cuò)發(fā)文件,就有可能使單位工作停滯不前或工作開展緩慢。因此說,文件上傳達(dá)工作的出色與否,直接體現(xiàn)著一個(gè)文秘人員“悟性”的高低,直接關(guān)系著文秘人員是否能真正地成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。
三、有針對性地搞好本單位宣傳工作。
宣傳工作并非僅是一個(gè)單位宣傳部門分內(nèi)之事,同時(shí),也是一個(gè)合格文秘人員必須做到的工作。一個(gè)優(yōu)秀的文秘人員把單位工作中好的的做法,通過通報(bào)、簡報(bào)、信息等方式,形成定性文件,對內(nèi)傳閱的同時(shí),更要通過手中之筆,把好的做法、思想通過報(bào)紙、廣播、電視等媒體向外宣傳出去,真正達(dá)到妙筆生輝的效果。這樣,既提高了文秘人員文件編排的能力,同時(shí),又促進(jìn)了文秘工作的開展。
文秘工作是一個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的“智慧庫”,作為從事文秘工作的人員來說,要想真正當(dāng)好單位領(lǐng)導(dǎo)的參謀,在“筆桿子”過硬的條件下,還必須在思想上與時(shí)俱進(jìn),勇于創(chuàng)新。在靜態(tài)中看變化,在動(dòng)態(tài)中求發(fā)展,在平淡中求創(chuàng)意,在發(fā)展中創(chuàng)效率,真正發(fā)揮文秘的作用,進(jìn)一步把文秘工作做好、做細(xì)、做精。