美國的人事檔案管理因雇員任職機(jī)構(gòu)的所有制差別，可以分為公有系統(tǒng)與私立系統(tǒng)兩大塊。在不同的系統(tǒng)，人事檔案采取了不同的管理模式。
公有系統(tǒng)的人事檔案一般采取的是集中管理模式。各級政府機(jī)構(gòu)和其他公立組織的現(xiàn)職人員，其人事檔案均由所在機(jī)構(gòu)的人事部門集中統(tǒng)一保管。人事管理總署就是聯(lián)邦政府管理公務(wù)員的中樞機(jī)構(gòu)，總體負(fù)責(zé)聯(lián)邦政府所屬公務(wù)員的任用、考核、培訓(xùn)、晉升和退休等事宜。
私立系統(tǒng)的人事檔案一般采取分散的社會化管理模式。企業(yè)、公司或其他私立組織的雇員，其人事檔案往往由本單位的人事部門保管。如果雇員出現(xiàn)死亡、辭職或工作調(diào)動(dòng)等情況，其人事檔案仍然保留在原供職單位。有的情況下，企業(yè)、公司或其他私立機(jī)構(gòu)也把進(jìn)入半現(xiàn)行期的員工檔案移交到商業(yè)性文件中心寄存。雇員進(jìn)入新的單位，就建立起新的人事檔案�？梢姡@種做法的突出特點(diǎn)是“人檔分離”。
此外，美國人事檔案管理的特色之處還在于一些專業(yè)部門也保存著大量的個(gè)人數(shù)據(jù)，如社會保障署建立的社會保障號和人事檔案記錄。
美國所有成年人都有一個(gè)由國家社會保障署頒發(fā)的社會保障號，社會保障號如同身份證一樣重要，如果公民有違規(guī)行為，就會被記錄在號碼中，對他的切身利益產(chǎn)生影響，以此作為日后獲取退休金、老年醫(yī)療保險(xiǎn)、退伍軍人福利等各種社會保障的憑證。這種號碼可以隨時(shí)調(diào)出，起初僅用于社會保障服務(wù)體系，后來逐漸發(fā)展成為社會各界共享的、全國聯(lián)網(wǎng)的大型計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
法國：集中下的分級管理
法國公務(wù)員管理體制是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級負(fù)責(zé)制，公務(wù)員管理以政府各部門為主，因此公務(wù)員的人事檔案也均由政府各部門自行保管。行政和公職總局負(fù)責(zé)管理公務(wù)員的綜合協(xié)調(diào)工作;內(nèi)政部地方權(quán)力機(jī)構(gòu)總局負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)地方公務(wù)員管理工作和制定地方公務(wù)員管理規(guī)則;衛(wèi)生部醫(yī)院局負(fù)責(zé)制定醫(yī)療衛(wèi)生人員的管理規(guī)則;經(jīng)濟(jì)財(cái)政和預(yù)算部預(yù)算局負(fù)責(zé)公務(wù)員的編制和退休金發(fā)放管理工作。
至于人事管理，政府各部門都設(shè)立有專門的人事司，司下還設(shè)有處、科兩級，負(fù)責(zé)公務(wù)員的考試錄用、考核、任用、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資、福利等管理工作，并將這些方面的內(nèi)容計(jì)入人事檔案進(jìn)行管理�？梢�，法國政府系統(tǒng)人事檔案采取的也是集中管理模式，現(xiàn)職人員的人事檔案都集中保存在各供職單位的人事部門。
日本：管理形式不統(tǒng)一
日本的人事管理機(jī)構(gòu)主要有中央人事院、省廳人事機(jī)構(gòu)與地方人事機(jī)關(guān)。中央人事院主要負(fù)責(zé)掌管公務(wù)員的待遇改善、考試、任免、福利、進(jìn)修、獎(jiǎng)懲等相關(guān)事務(wù)。各省廳人事機(jī)構(gòu)的名稱不一，有的稱為“人事局”，有的稱為“人事課”，也有的叫“人事部”，它們負(fù)責(zé)保管各省廳機(jī)關(guān)的人事檔案;地方政府的人事機(jī)構(gòu)多為“人事委員會”，負(fù)責(zé)保管同級機(jī)關(guān)的人事檔案。
長期以來，日本人事管理的基礎(chǔ)主要是年功序列制度和終生雇傭制度。年功序列制度的主要內(nèi)容是按照年齡和就職年數(shù)來升職、升級和加薪，工資的高低主要取決于工齡的長短。職員在單位的任職時(shí)間一般都相當(dāng)長，因此人事部門要對職工進(jìn)行全面的人事記錄。
人事檔案不僅是涉及職工錄用、調(diào)配、晉升、培訓(xùn)、待遇、福利和保健等人事管理的基礎(chǔ)資料，而且也是在職員工必不可少的資歷證明。因此一般來說，各單位都會妥善保管人事檔案，即使員工退休或離職后也會保存相當(dāng)長一段時(shí)間。
