導(dǎo)語:商務(wù)會議中,常常會出現(xiàn)要接待貴賓的情況。下面是小編收集的商務(wù)會議接待方案范文,歡迎參考。
商務(wù)會議接待方案范文(一)
一、接待時間:2011年X月X日?X月X日
二、接待地點:
接送機地點:西寧機場
下榻酒店:XX大酒店(銀龍大酒店,神旺大酒店,青海賓館等)
會議地點:XX大酒店會議廳(銀龍大酒店會議廳,神旺大酒店會議廳,青海賓館會議廳等)
三、接待對象:
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負責(zé)人員:
總負責(zé):接待辦
跨部門接待小組:相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),秘書組,行政組,宣傳組,保衛(wèi)組
五、接待前期準備工作:
1.制發(fā)邀請函,邀請嘉賓,協(xié)調(diào)時間
2.食宿安排,提前預(yù)定
3.迎接車輛安排
4.迎賓(嘉賓到達前20分鐘,相關(guān)人員需做好迎賓工作)
5. 相關(guān)接待人員,負責(zé)相關(guān)接待工作
六、機場接待
1.機場一層到達廳內(nèi)設(shè)接待處人員,根據(jù)來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌,在一層到達電梯口等候,接到嘉賓后負責(zé)引導(dǎo)至接待處(簽到臺桌子規(guī)格1.8x0.5x0.75)。接待組由此將客人集中帶出乘車。
2.在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌(80x180cm以下易拉寶)。
3.由服務(wù)科按照按正常要客接待程序接待。
4.對于重要領(lǐng)導(dǎo)等特殊客人,由團省委提出要求,機場團委負責(zé)申請辦理有關(guān)接待人員通行證,安排相關(guān)人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。
硬件附注:易拉寶2個(其中1個2米),接待處牌子和桌子,筆若干支,迎賓牌,授帶10條.
七、酒店入住
1.確定嘉賓入住時間,通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準備,確定房間住宿安排。
2.嘉賓到達酒店,大廳接待組全員在酒店大廳恭候,攝像記錄組安排攝像拍照。
3.進入酒店后,由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。
4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領(lǐng)回房間。餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務(wù)。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人員引領(lǐng)嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務(wù)人員進行相關(guān)服務(wù)。
2.餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務(wù)。
九、會議前的籌備工作
1.選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。
2.會場布置。根據(jù)會議內(nèi)容,在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?稍跁䦂鰞(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一
3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。
4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
十、會議接待
1.歡迎詞(電子屏幕)提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導(dǎo)”
2.會場整理及布置
1)提前30分鐘清潔并布置會場,保持會場整齊有序,空氣清新
2)擺放會場物品,桌面上如需擺放水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一 ,香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā),調(diào)試投影儀,音響等設(shè)備,放映相關(guān)資料。
3.聯(lián)系陪同人員,講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要,確定陪同人員并及時告知其準備事宜,以便順利溝通:會談開始前1小時,再次提醒相關(guān)人員
4.領(lǐng)導(dǎo)嘉賓到達會議廳,由禮儀引入會場就座。
十一、座談
1.企業(yè)宣講(集團,產(chǎn)業(yè)宣傳片,企業(yè)介紹PPT)
2.技術(shù)交流(技術(shù)人員PPT講解,互動)
3. 會場服務(wù)(每20-30分鐘添加茶水或視情況而定)
4. 拍照(依重要程度,進行拍照留檔)
5. 攝像(依重要程度,進行攝像留檔)
十二、會后服務(wù)準備
做好會后服務(wù)的準備。提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結(jié)束前妥善安排。
十三、會后服務(wù)
會議結(jié)束,攝影師做完攝影工作后,由接待人員負責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)嘉賓送回入住酒店。
商務(wù)會議接待方案范文(二)
為了接待XXXX年X月X日,XXXXXXX一行到公司參觀,為確保本次活動有序開展,特制定如下接待方案:
1. 接待時間:
2013-07-04 14:00- -2013-07-05 10:00
二、接待地點:
XXXX、XXXX、
三、接待對象:
XXXXXXXXX
四、參觀路線及時間表:
2013-07-04 14:00派車到XXXX→15:00工廠參觀→16:00離開XX前往XX→16:30XXXXX→16:10XXXX沙盤講解→16:25XXXXX參觀→17:00離開XX→17:30 XXXX假日酒店→17:35酒店會議室(項目講解與政策溝通)→18:00酒店晚宴→18:30休息→次日9:00送離XX,歡送
五、 接待前準備工作安排:
1.成立接待小組
組 長:XXX(董事長)
副組長:XXX(總經(jīng)理)、XXX(副總經(jīng)理)、XXX(總監(jiān))
成 員:XXX、XXX、XXX
參觀團到其部門,由部門總監(jiān)負責(zé)陪同講解。
2.職責(zé)
2.1.XXXX
2.1.1XX行政部(XXX):
2.1.1.1負責(zé)現(xiàn)場清潔、秩序的維護及車輛規(guī)范停放。
A、在大門設(shè)置兩名形象保安。
B、在行政大樓LED更改歡迎字幕:熱烈歡迎XXXXXXXXXXX貴賓蒞臨參觀考察
2.1.1.2XX廠(負責(zé)人:XXXX):
A、負責(zé)現(xiàn)場的清潔衛(wèi)生
B、負責(zé)現(xiàn)場的工作秩序
C、負責(zé)參觀路線
D、負責(zé)現(xiàn)場的講解
2.1.1.3XXXXX(負責(zé)人:XXX):
A、負責(zé)現(xiàn)場的清潔衛(wèi)生
B、負責(zé)現(xiàn)場的工作秩序
C、負責(zé)參觀路線
D、負責(zé)現(xiàn)場的講解
2.2.XXXX
2.2.1政部人事部(負責(zé)人:XX)
2.1.1.1保潔(負責(zé)人:XXX):
A保潔于X日下午開始對XXXX外進行清掃,尤其是地面的頑跡。
B 4日早上8:00上班,再次打掃確保XXXX外圍,XX周圍清潔衛(wèi)生。
C XXXX室內(nèi)清潔,洗手池外無水漬,衛(wèi)生間無異味,紙巾完備。
D XXX室內(nèi)及外圍清潔,無白色垃圾。
2.1.1.2 保安(負責(zé):XXX)
A 保安于XXX(區(qū)域)安排兩人、XXXX正門外兩人、XXX正門外【XXX】、XXX【XXX】石凳外設(shè)置太陽傘。安排四名形象保安穿保安工作裝,戴白手套。形象保安于4日14:30分到位。
B 4日早7:30XXXX路口安排一名保安,放置錐形桶,禁止一切車輛進入XXXX外圍。在參觀領(lǐng)導(dǎo)到來之前,打開通道,并行禮。車輛過后,再將錐形桶復(fù)原,禁止非參觀車輛進入XXXX外圍。
C 4日下午14:30其他三名形象保安到指定位置,立軍姿待命。
D 4日下午14:45XXX外保安將石凳搬開,打開一個通道,讓參觀車輛通行。其余時間,禁止其他車輛進入。
E 4日保安加強巡邏,防止一切車輛進入XXX、XXX間的廣場停放。
F 【XXX】負責(zé)外圍車輛停放秩序、客人考察參觀期間,在XXXX及XXX正大門安排形象保安。尤其是要位置好當(dāng)天機動車停放秩序,接待前30分鐘在XXX及XXXX安排形象保安。
2.1.1.3 【XXX】負責(zé)所有設(shè)備正常運轉(zhuǎn),完成時間4號上午12:00.
2.1.1.4 信息中心【XXX】負責(zé)XXXLED顯示屏歡迎詞的更換,內(nèi)容為:XXXXXXXX歡迎您光臨。
2.1.1.5 XXX負責(zé)車輛的安排;
A 7月4日下午2點派4輛依維柯及2輛商務(wù)車到XXX接待客人。并按參觀流程,負責(zé)全程的接送工作。
B 依維柯上準備視頻資料(播放公司宣傳片)。
C、每輛車上準備2件水。
2.2.2招商部(負責(zé)人:XXX)
2.2.2.1XXX負責(zé)XXXX的現(xiàn)場維護及秩序。
2.2.2.2 協(xié)調(diào)沙盤人員進行沙盤的講解.
2.2.2.3負責(zé)酒店會場現(xiàn)場氛圍的布置。(會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置,LED歡迎詞的擬定,會場內(nèi)適當(dāng)?shù)妮p松盆景盆花.桌面上擺放礦泉水,擺放美觀 統(tǒng)一.
2.2.2.4坐席上擺放參會者的姓名水牌.
2.2.2.5物料準備: 精美簽到布1件,簽到指示牌1個,宣傳資料,招商手冊、手提袋各73份,礦泉水20件,黑色中性筆2盒,會議結(jié)束后,每人發(fā)放一份宣傳資料.
2.2.2.5人員分工: 簽到人員:XXX,引領(lǐng)人員:XX,主持人:XX
2.2.2.6具體操作過程:
沙盤講解,講解人XX-----從XXXX統(tǒng)一接參會者到達下榻酒店會場----參會者依次簽到------XX引領(lǐng)已簽到人員至?xí)䦂鼍妥?---主持人XX暖場,X總致歡迎詞并介紹XXXXXX整體規(guī)劃-----主持人介紹XXX上臺講話------主持人XXX做會議總結(jié)、結(jié)束詞-------公司安排車輛統(tǒng)一送參會者離場。
2.2.3XX部(負責(zé)人:XXX)
2.2.3.1負責(zé)現(xiàn)場秩序維護及管理。
2.2.3.2負責(zé)參加路線的確定及講解。
2.2.3.3準備礦泉水。
2.2.3.4負責(zé)現(xiàn)場導(dǎo)購及燈光的處理。
2.2.4XX部(負責(zé)人:XXX)
2.2.4.1負責(zé)全程攝影拍照。
2.2.4.2負責(zé)全程串詞及發(fā)言稿的擬定
1.由行政人事部【XX】、【XXX】和【XXX】,在7月4日下午14:00對整個接待現(xiàn)場進行最終檢查。
2.陪同人員在7月4日14:45,在XXXX大門口集合。
七、總結(jié):
1.留下相關(guān)的聯(lián)系方式。
2.將本次接待影像保留檔案部。