一、 概述
公文要素最好舉例說(shuō)明(找例子)
二、常用公文的寫(xiě)作問(wèn)題
請(qǐng)示
(一)概念
請(qǐng)示是適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種公文文種。 請(qǐng)示的適用范圍是：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
請(qǐng)示是一種期復(fù)性的上行文，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)反映并請(qǐng)求幫助解決疑難問(wèn)題的重要公文，它使下級(jí)機(jī)關(guān)通過(guò)公文往復(fù)接受上級(jí)機(jī)關(guān)的決策意見(jiàn)，解決本機(jī)關(guān)、單位在公務(wù)活動(dòng)中待處理的具體問(wèn)題。
陳述意見(jiàn)，請(qǐng)求指示。對(duì)在本地區(qū)、本單位即將發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的原則性的重大問(wèn)題，按成規(guī)難以處理的問(wèn)題;執(zhí)行上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定有困難的問(wèn)題等，都可以也必須及時(shí)向上級(jí)機(jī)關(guān)說(shuō)明情況并提出建設(shè)性意見(jiàn)，請(qǐng)求上級(jí)給予明確指示。
提出問(wèn)題，請(qǐng)求幫助。在工作中遇到不可預(yù)見(jiàn)的困難，或?qū)鉀Q面臨的問(wèn)題，本單位、本部門(mén)因職權(quán)所限無(wú)權(quán)處理，都要迅速向上級(jí)反映問(wèn)題，請(qǐng)求幫助解決。
說(shuō)明情況，請(qǐng)求裁決。對(duì)在工作中遇到的尚無(wú)明確規(guī)定的新問(wèn)題等時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)，請(qǐng)求上級(jí)給予指示。
提出建議，請(qǐng)求解決。對(duì)有關(guān)政策、法規(guī)或上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定、指示的界限理解不全面、把握不準(zhǔn)確時(shí)，要及時(shí)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確、具體解釋。
(二)特點(diǎn)
1、行文方向的定向性
請(qǐng)示只能發(fā)往固定的、明確的上級(jí)機(jī)關(guān)，使其予以批復(fù)。
2、行文內(nèi)容的請(qǐng)求性
請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)的公文，具有請(qǐng)求的性質(zhì)。(與報(bào)告對(duì)比，報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)或要求的公文，具有陳述的性質(zhì))
3、行文目的的求復(fù)性
請(qǐng)示的目的是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)，解決某具體問(wèn)題，要求作出明確答復(fù)。(與報(bào)告對(duì)比，報(bào)告的目的則在于使上級(jí)知道掌握某方面或階段的情況，不要求批復(fù))
4、行文時(shí)機(jī)的超前性
請(qǐng)示所反映的內(nèi)容、涉及的事項(xiàng)一般來(lái)說(shuō)都是即將發(fā)生或?qū)⒁龅降模形囊话阍谑虑斑M(jìn)行。下級(jí)機(jī)關(guān)只有得到批復(fù)后，即獲得上級(jí)機(jī)關(guān)明確指示或批準(zhǔn)，才能按上級(jí)的意見(jiàn)進(jìn)行工作，處理有關(guān)問(wèn)題，決不能“先斬后奏”。(報(bào)告則可在事后行文，也可在工作進(jìn)行中行文，一般不在事前行文)
5、請(qǐng)求事項(xiàng)的單一性
請(qǐng)示的事項(xiàng)只能是一件事或一個(gè)問(wèn)題，不能一文數(shù)事，以避免因給上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)造成困難而貽誤工作。(報(bào)告可以一文一事，也可一文數(shù)事)
(三)類(lèi)型
從內(nèi)容、目的的角度，請(qǐng)示通常可分為如下幾類(lèi)：
1、求示性請(qǐng)示
本單位在工作中出現(xiàn)了新情況，遇到疑難問(wèn)題，無(wú)章可循，且關(guān)系重大，須領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予指示;或因情況特殊，難以執(zhí)行現(xiàn)規(guī)定，提出政策性措施，要待上級(jí)機(jī)關(guān)批示后再行實(shí)施的。
2、求準(zhǔn)性請(qǐng)示
下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)某事項(xiàng)或開(kāi)展某項(xiàng)工作的請(qǐng)示，屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。這類(lèi)請(qǐng)示多用于機(jī)構(gòu)設(shè)置、審定編制、人事任免，重要計(jì)劃、決定，重大決策，大型項(xiàng)目安排等事項(xiàng)，這些事項(xiàng)按規(guī)定本級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)權(quán)決定，必須請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。
這類(lèi)請(qǐng)示還包括，為完成上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事項(xiàng)，或?qū)嵤┍締挝恢匾?xiàng)目而缺少人力、財(cái)力、物力，不滿(mǎn)足這些條件就難以成就的，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)調(diào)撥使用。
3、求批性請(qǐng)示
業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)工作作出安排，提出具體辦法，但不能要求行政機(jī)關(guān)執(zhí)行，便呈請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)認(rèn)定形成批轉(zhuǎn)性公文。于是，部門(mén)意見(jiàn)轉(zhuǎn)化為機(jī)關(guān)的決策，下級(jí)機(jī)關(guān)即可照此辦理了。
(四)寫(xiě)作
請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)形態(tài)包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款署時(shí)等。
(1)標(biāo)題
請(qǐng)示的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三者構(gòu)成。有時(shí)為簡(jiǎn)潔起見(jiàn)，可去掉發(fā)文機(jī)關(guān)，由事由和文種兩部分組成。
(2)正文
正文可分三部分：
一是事由(或引據(jù))。寫(xiě)明請(qǐng)示的起因，即請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)事項(xiàng)的依據(jù)，一般可運(yùn)用敘事、說(shuō)理相結(jié)合的表達(dá)方式，說(shuō)明為什么要請(qǐng)示及請(qǐng)示的緣由，事實(shí)要清楚，說(shuō)理要充分，用語(yǔ)要簡(jiǎn)練，把為什么要請(qǐng)示說(shuō)明白。
二是請(qǐng)示事項(xiàng)(或主體)。寫(xiě)明請(qǐng)示事項(xiàng)，即要求給予指示、批準(zhǔn)的具體問(wèn)題和事情，必須敘述清楚，講清問(wèn)題和事情的基本情況，遇到什么困難，有什么問(wèn)題，要直陳其事，簡(jiǎn)潔明了。如果是請(qǐng)示批撥資金、物資，則應(yīng)寫(xiě)明需要的金額、品名、規(guī)格及數(shù)量等;如果是請(qǐng)求對(duì)某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠?xiàng)問(wèn)題的批準(zhǔn)，則應(yīng)提出自己的意見(jiàn)或處理辦法;如果有兩種以上的方案或意見(jiàn)，則應(yīng)表明自己的傾向性意見(jiàn)，以便于上級(jí)機(jī)關(guān)作出正確的判斷和決策，從而得到及時(shí)準(zhǔn)確的回答。
三是結(jié)尾(請(qǐng)示要求)。同樣單獨(dú)設(shè)段。雖然通常只用寥寥幾筆，都是表明行文機(jī)關(guān)基本要求的部分，要精心設(shè)計(jì)，謹(jǐn)慎用字。常用的結(jié)語(yǔ)有“妥否，請(qǐng)批示”，“以上意見(jiàn)當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”，“上述意見(jiàn)如無(wú)不當(dāng)(妥)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)地區(qū)(部門(mén))執(zhí)行”等。
(3)落款署時(shí)
(五)注意事項(xiàng)
1、堅(jiān)持一文一事。一份“請(qǐng)示”要由上級(jí)機(jī)關(guān)同一部門(mén)批復(fù)。反之，一文數(shù)事，要由幾個(gè)部門(mén)回答，則必然貽誤工作。
2、不能越級(jí)請(qǐng)示。各級(jí)機(jī)關(guān)都有一定的權(quán)限，上下級(jí)機(jī)關(guān)之間也有一定的分工和職責(zé)范圍，因此在請(qǐng)示工作時(shí)，一般要逐級(jí)向上請(qǐng)示。
3、不要多頭主送。一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)應(yīng)用抄送形式。有的單位認(rèn)為同時(shí)向上級(jí)幾個(gè)部門(mén)報(bào)送一個(gè)請(qǐng)示，會(huì)引起重視，殊不知都管都不管，都不予批復(fù)反而誤事。
4、請(qǐng)示原則上不同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示中的意見(jiàn)在未被批準(zhǔn)之前并不生效，所請(qǐng)示的事項(xiàng)也常有不予批準(zhǔn)的，因此，除極特殊的情況外，請(qǐng)示原則上不同時(shí)抄送給下級(jí)機(jī)關(guān)。
5、除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或特別緊急的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。凡屬上級(jí)機(jī)關(guān)已有明確規(guī)定，下級(jí)單位職權(quán)范圍內(nèi)能夠解決的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)自行解決，不應(yīng)將矛盾上交。
三、報(bào)告
(一)概念
報(bào)告是適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)時(shí)使用的一種公文文種。
從上述報(bào)告的概念，可以看出，報(bào)告的適用范圍是：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志要求和實(shí)際工作需要，為防止需要上級(jí)機(jī)關(guān)辦理的意見(jiàn)或建議夾帶于“報(bào)告”中，同時(shí)考慮新增加了“意見(jiàn)”這個(gè)文種，新的公文處理辦法在“報(bào)告”的適用范圍中刪去了“提出意見(jiàn)或建議”的內(nèi)容。
報(bào)告是屬于陳述性的上行文種，是上下級(jí)之間溝通情況，協(xié)調(diào)工作的重要公文。它使上級(jí)機(jī)關(guān)能夠及時(shí)了解下情，掌握下級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況，從而更好地指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)正確貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策，避免被動(dòng)，爭(zhēng)取主動(dòng)，減少工作中的失誤。報(bào)告屬使用頻率較高的上行公文，適用范圍較廣，在公務(wù)活動(dòng)中的意義、作用也比較重要。
反映情況，傳遞信息。了解情況，掌握政策，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的兩大職能。而了解情況是掌握政策的基礎(chǔ)，是實(shí)行科學(xué)管理和正確決策的基本要素。通過(guò)報(bào)告，經(jīng)常向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況，傳遞信息，是下級(jí)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要任務(wù)。
匯報(bào)工作，爭(zhēng)取支持。定期的階段性工作匯報(bào)和不定期的重要工作匯報(bào)，使上級(jí)機(jī)關(guān)能及時(shí)掌握本單位、本部門(mén)的工作進(jìn)度情況，有利于取得上級(jí)機(jī)關(guān)的支持和幫助。
說(shuō)明情況，答復(fù)詢(xún)問(wèn)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)提出的詢(xún)問(wèn)，下級(jí)機(jī)關(guān)要以報(bào)告的形式認(rèn)真負(fù)責(zé)地給予答復(fù)，及時(shí)說(shuō)明情況，便于上級(jí)機(jī)關(guān)作出決斷。
(二)特點(diǎn)
1、行文的單向性
報(bào)告一般不需要受文機(jī)關(guān)批復(fù)和反饋，屬一種單向行文。
2、時(shí)限的不定性
報(bào)告所反映的內(nèi)容、涉及的工作，是正在進(jìn)行中(指一個(gè)階段已完成)或已經(jīng)完結(jié)的事項(xiàng)，行文可根據(jù)實(shí)際情況，隨時(shí)進(jìn)行，文于事具有相對(duì)的滯后性。
3、內(nèi)容的廣泛性
報(bào)告的內(nèi)容一般不受限制，可以是一文一事，也可以是一文數(shù)事，反映多方面的情況。
4、寫(xiě)法的靈活性
報(bào)告種類(lèi)較多，一般行文篇幅較長(zhǎng)，結(jié)構(gòu)安排不拘一格，怎樣分層分段要視具體內(nèi)容和行文目的而定，因文而異。這種文體在寫(xiě)法上具有相對(duì)的靈活性，在文字表達(dá)方式上，以陳述性語(yǔ)言為主。
(三)類(lèi)型
報(bào)告種類(lèi)較多，可以從用途、性質(zhì)、內(nèi)容等方面劃分。按其行文目的、作用不同，可分為工作報(bào)告、一般情況報(bào)告、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)報(bào)告等等;按起內(nèi)容和表達(dá)的形式不同，可分為專(zhuān)題報(bào)告和綜合報(bào)告。
工作報(bào)告主要是就某一階段工作進(jìn)展的情況向上級(jí)機(jī)關(guān)或大會(huì)所作的匯報(bào)，它著眼于對(duì)前一階段的工作總結(jié)，同時(shí)一般性的分析存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出下步工作的意見(jiàn)。
一般情況報(bào)告指向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況的報(bào)告，即及時(shí)把本地區(qū)、本單位發(fā)生的重大問(wèn)題，在一定范圍內(nèi)帶有傾向性的情況，向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告。情況報(bào)告與工作報(bào)告的不同之處主要在于，情況報(bào)告不局限于某一具體工作，不講具體工作進(jìn)展情況，只講客觀存在的或突然發(fā)生的情況。例如向上級(jí)機(jī)關(guān)反映自然災(zāi)害的情況，突發(fā)事件的情況。這類(lèi)報(bào)告的特點(diǎn)是時(shí)效性很強(qiáng)，發(fā)生的事情，要非常及時(shí)的向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告，有些情況要用電話先報(bào)告，然后書(shū)面報(bào)告。
答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)的報(bào)告，顧名思義，例如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)群眾來(lái)信來(lái)訪中反映的問(wèn)題，或文件材料中反映的問(wèn)題，批示下級(jí)機(jī)關(guān)查辦，或詢(xún)問(wèn)有關(guān)情況，下級(jí)機(jī)關(guān)辦理完畢，需用書(shū)面形式答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)。
綜合報(bào)告是反映本地區(qū)、本單位全面工作情況的，常常采用工作總結(jié)與工作計(jì)劃相結(jié)合的表現(xiàn)形式，如在各類(lèi)代表大會(huì)上所作的“工作報(bào)告”。而專(zhuān)題報(bào)告則是專(zhuān)門(mén)反映本地區(qū)、本單位、某一方面情況的，有時(shí)也用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
(四)寫(xiě)作
1、報(bào)告的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法
由于報(bào)告種類(lèi)不同，行文目的不同，寫(xiě)法也不盡相同。報(bào)告一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款等組成。
(1)標(biāo)題
報(bào)告的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三者構(gòu)成，可以根據(jù)需要省略發(fā)文機(jī)關(guān)，但事由和文種不能省略。
