員工又一次錯過了最后期限，管理者應(yīng)該怎么辦呢?最自然的做法是減少工作負(fù)擔(dān)，以保證分配給員工的任務(wù)能夠按時完成。畢竟，如果他們已經(jīng)落后了，為什么還要給員工更多的任務(wù)或者催促他們?nèi)プ瞿切┥形赐瓿傻墓ぷ髂?
但是，一項最新研究表明，這種傳統(tǒng)思路是全盤錯誤的。實際上，那些不斷向愛拖延的員工強(qiáng)調(diào)“忙碌”的管理者――強(qiáng)調(diào)員工在不久的將來仍需完成的工作量――反而會讓員工覺得火燒眉毛并改變懈怠的狀態(tài)以提高效率。
至2013的兩年間，美國出版了將近5000本關(guān)于如何提高效率的書，并且有超過3700種“待辦事項”應(yīng)用軟件可供下載。拖延，不管是在個人生活還是職業(yè)生涯層面上，顯然都已成為美國企業(yè)關(guān)注的中心。無論是員工遲遲不寫報告，經(jīng)理推遲會見或電話會議，還是執(zhí)行官取消了一個計劃中的重要商務(wù)旅行，拖延的陰影無處不在。并且，人們通常把他們錯過最后期限歸咎于“太忙”。
而這項研究的結(jié)果恰恰相反。研究者分析了一個時間管理軟件中列出的將近60萬個任務(wù)的結(jié)果，并進(jìn)行了其他三項研究以檢測員工因為拖延癥而錯過最后期限時產(chǎn)生的負(fù)面情緒。他們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)員工們沒有太多工作需要完成時，錯過其中某一項任務(wù)會對他們的情緒產(chǎn)生顯著的負(fù)面影響，導(dǎo)致他們的注意力從那項任務(wù)中游離出來并拖延其他的任務(wù)。
但如果員工有很多工作要完成，在某項具體任務(wù)上的失敗的后果并不那么嚴(yán)重，遭受到的情緒上的打擊也更小，因為他們覺得自己“忙碌”――無論是他們真的有很多工作要做，還是只是“相信”他們有。
研究者認(rèn)為，“感覺忙碌”可以減少錯過最后期限帶來的情緒影響，因為員工可以通過趕緊完成其他未完成的工作來為他們的拖延行為開脫。察覺到自己“很忙”的人可能不會長時間糾結(jié)于因錯過其中一個任務(wù)而帶來的負(fù)面情緒。
雖然使員工保持忙碌可能是治療拖延的最簡單的方法，但是管理者同時也要意識到，一些真正的超負(fù)荷工作的人有可能陷入困境，最終撂挑子。“老板必須平衡‘個人’對超負(fù)荷工作的感受以及‘觀念’上的‘最近很忙’的含義”，研究者寫道。管理者沒必要非得給員工布置額外的工作來使他們更忙，而是可以通過強(qiáng)調(diào)等待完成的工作的數(shù)量，或者把大項目分解成具體的小項目以增強(qiáng)員工的成就感等手段，使員工意識到自己“很忙”。
研究者指出，有時心理學(xué)手段也可以起到同樣的效果。管理者應(yīng)當(dāng)不斷向下屬強(qiáng)調(diào)他們比其他部門的人要忙，在優(yōu)先強(qiáng)調(diào)工作量這一主題時進(jìn)行積極比較。因為拖延癥源于錯過最后期限帶來的負(fù)面情緒，企業(yè)應(yīng)當(dāng)努力幫助員工處理這種后遺癥并樹立“戰(zhàn)勝失敗”的決心。管理者應(yīng)當(dāng)不斷提醒員工他們的工作量，而不是對錯過最后期限的員工進(jìn)行嚴(yán)厲批評。
